Зачем вести ежедневные отчеты о проделанной работе?

Первый раз меня попросили вести журнал о том, что я делаю на работе, где-то десять лет назад. Тогда меня это сильно разозлило. Просьба была спущена сверху. Я ее тогда воспринял как что-то, вроде надзора, попытки сложную и зачастую абстрактную работу сделать измеримой. Как взрослого, самостоятельного человека, профессионала в своей области, меня это вывело из себя. Я тогда считал, что мерой работы должны быть результаты, а не время, затраченное на них. 

Тем не менее, таковы были требования, и я принялся за дело. Это оказалось не так обременительно, как я предполагал. Необходимо было ежедневно посвящать несколько минут тому, чтобы вспомнить, чем я занимался, а затем все это записать. Руководство не использовала эту информацию для контроля за тем, что я делаю или не делаю. Я вообще не уверен, имели ли эти записи какое-либо значение для них. Через некоторое время подобные записи стали для меня привычкой, а затем случилось нечто удивительное для меня.

Когда подошло время моего годового ревью, у меня оказались записи всего, через, что я прошел. Я мог сосредоточиться не только на моих последних достижениях, но и накопать то, чем я занимался в самом начале года. Работа, которую я проделал 6-12 месяцев назад, больше не была туманным, абстрактным воспоминанием. Я мог отметить и вспомнить всю серию достижений, которые в ином случае выцвели бы в коллективной памяти. Более того, я мог внимательно изучить собственную схему организации работы, понять, какая часть ее часть забирает больше времени, чем мне хотелось, на что я бы, наоборот, должен больше тратить времени, как мог бы усовершенствовать свой режим.

Когда я сменил работу, я продолжил вести журнал. Несмотря на то, что меня уже никто не заставляет это делать, я ежедневно веду записи и каждую пятницу, перед тем, как уйти на выходные, я отсылаю их своему руководителю, чтобы мы оба имели представление о том, чем я занимался прошлую неделю. 

Вместо того чтобы быть инструментом для управления вышестоящими мной, журнал стал инструментом моего самосовершенствования. Я могу вернуться к записям предыдущих месяцев, выделить проблемы, вроде избыточной нагрузки, рассеивания ответственности или слишком большого числа поездок, связанных с моей работой. И, отталкиваясь от этого, набрать конкретные, убедительные аргументы для продвижения кого-либо, найма новых сотрудников или перераспределения ответственности между отделами. Мне даже не требуется ждать формальных ревью для того, чтобы собрать эти аргументы. Мой руководитель каждую неделю получает от меня отчет, как продвигается выполнение поставленных задач, деталей, связанные с этими задачами. 

После того, как я сам стал руководителем, я начал продвигать подобную практику среди своих подчиненных. Я не требую этого делать в обязательно порядке, помня о том, как я сам относился к подобной практике, но очень это дело рекомендую. 

Со временем у меня стало лучше получаться вести журнал, поскольку вместе с ростом обязанностей мое время стало более фрагментированным. 

Я держу простой вордовский документ на моем рабочем столе и каждый раз, как я завершаю тут или иную задачу, я открываю этот документ и обновляю его. 

Я понял, что задачи, которые занимают меньше 30 минут не стоит заносить в журнал в индивидуальном порядке (это делает документ слишком длинным, кроме того, в этом случае большие и важные задачи рискуют потеряться на фоне мелких, второстепенных тасков). А вот задачи, занимающие по времени больше двух часов, наоборот, необходимо разбит. Так что в журнал попадают, главным образом, таски, на которые уходит 1-2 часа времени.

Обычно я заканчиваю день с листом из 8-12 пунктов. Неделя работы укладывается в две или меньше страницы.

Со временем становится все легче и легче выделять проблемы. Если каждый день я начинаю вносить в свой журнал 15 и больше пунктов, я понимаю, что, либо пора менять масштаб заполнения (возможно, проходные задачи стали все чаще попадать в список), либо часть задач необходимо делегировать, либо перераспределять сферу ответственности. Если лог за неделю занимает больше двух листов, я понимаю, что неделя была горячей. Если я отмечаю в день меньше 8 задач, я понимаю, что могу взять на себя дополнительные задачи. 

До того как выслать недельный список в пятницу, я делаю быстрый анализ прошедшей недели и набрасываю задачи для следующей. Это удерживает меня от стресса по поводу работы на выходных. И когда я появляюсь на работе в понедельник, я сразу втягиваюсь в работу.

Иными словами, инструмент, который был мне преподнесен в качестве способа мониторинга за тем, как я использую свое время, превратился в отличный способ по управлению моим собственным временем и рабочим потоком. Я не могу не отметить, насколько этот инструмент может быть важным. Особенно, когда вокруг все«горит», когда вы переутомлены, а работа очень фрагментирована. Ежедневный журнал – что-то вроде палочки-выручалочки, которая поможет вам в подобных ситуациях определить приоритеты и сориентироваться в происходящем. Журнал также увеличивает чувство контроля над задачами (игровой дизайн, управление, работа с партнерами), которые носят абстрактный характер и трудно оценить. 

Вы должны попробовать это. Начните прямо сейчас. Используйте любой формат, который вам подходит, но, главное, делайте это ежедневно. Сделайте это привычкой, чем-то органичным для вас, частью рабочего процесса. ROI от ведения журнала – феноменальный. Вы не только сможете более эффективно выполнять задачи, но у вас будет лучше получать находить и разрешать проблемы. 

Источник: http://www.gamasutra.com